عزز المخرجات بنسبة 40% باستخدام الأتمتة الذكية

كنت أعتقد أن زيادة الإنتاج تتطلب ساعات أطول. غالبًا ما كان يوم عملي يمتد متأخرًا، لكن المهام الصغيرة ظلت تعرقل العمل الأعمق. الرسائل والإدخال المتكرر للبيانات والأولويات غير الواضحة والاجتماعات الطويلة استغرقت وقتًا أطول مما كنت أتوقع. النهج الأفضل هو تحسين الطريقة التي يتحرك بها العمل خلال اليوم. قد تكون الزيادة بنسبة 40% ممكنة لبعض الفرق بعد تغييرات العملية، ولكنها ليست نتيجة ثابتة. الهدف الحقيقي هو إزالة الجهد الضائع وإنشاء نمط عمل يمكن للناس الحفاظ عليه. هذه هي العملية التي أستخدمها. 1. تتبع مسار اليوم لمدة ثلاثة أيام عمل، أقوم بتسجيل كل مهمة في جدول بسيط: - اسم المهمة - وقت البدء والانتهاء - سبب القيام بذلك - النتيجة الناتجة - الانقطاعات - ما إذا كان من الممكن تقصير المهمة أو نقلها أو إزالتها غالبًا ما يكشف هذا عن وجود فجوة بين العمل المخطط له والعمل الفعلي. قد يخطط موظف المبيعات للاتصال بـ 20 عميلاً محتملاً، ثم يقضي ساعتين في البحث عن تفاصيل العميل وكتابة نفس الرسالة من الصفر. السجل يحول الشعور الغامض إلى مشكلة عمل واضحة. 2. مخرجات منفصلة عن النشاط التقويم المزدحم لا يعني دائمًا تقدمًا مفيدًا. أحدد المخرجات بنتائج قابلة للقياس، مثل: - مقترحات العملاء المكتملة - حالات الدعم التي تم حلها - ملفات التصميم المعتمدة - صفحات المنتج المنشورة - محادثات المبيعات المؤهلة ثم أقارن هذه النتائج بالساعات المستغرقة. يساعدني هذا في معرفة الأنشطة التي تدعم الهدف وتلك التي تؤدي إلى الحركة فقط. على سبيل المثال، الرد على كل رسالة بمجرد وصولها يمكن أن يكون منتجًا. قد يؤدي أيضًا إلى تقسيم المهمة التي تحتاج إلى اهتمام مركّز إلى عدة جلسات بطيئة. 3. اختر ثلاث أولويات يومية أكتب ثلاث مهام تستحق الاهتمام قبل بدء اليوم. تحتاج كل مهمة إلى نقطة نهاية واضحة. "العمل على التسويق" واسع جدًا. "صياغة صفحة مقارنة المنتج وإعدادها للمراجعة" تعطيني نتيجة يمكنني التحقق منها. أحتفظ بالمهام الصغيرة في قائمة منفصلة. وهذا يقلل من الضغط للتعامل مع كل شيء مرة واحدة، ويسهل حماية الوقت للعمل الذي ينتج قيمة. 4. تجميع المهام المتشابهة معًا يؤدي التبديل بين المهام غير المرتبطة إلى إنشاء تكاليف مخفية. قد أحتاج إلى إعادة فتح الملفات، وتذكر التعليمات، والبحث عن المعلومات، وضبط تفكيري في كل مرة. أقوم بتجميع العمل في كتل مثل: - البريد الإلكتروني والرسائل - مكالمات العملاء - الكتابة - مراجعة البيانات - تنسيق الفريق - التخطيط يمكن لفريق خدمة العملاء استخدام نفس الفكرة من خلال تعيين كتل الاستجابة وكتل مراجعة الحالة وكتل التدريب. يعتمد الجدول الزمني الدقيق على احتياجات العملاء، ولكن المبدأ يبقى بسيطًا: يجب أن يتشارك العمل المماثل في نفس المساحة عندما يكون ذلك ممكنًا. 5. أنشئ قوالب بسيطة أبحث عن المهام التي تتكرر أكثر من مرتين في الأسبوع. هؤلاء مرشحون جيدون للقوالب. قد تتضمن القوالب المفيدة ما يلي: - رسائل البريد الإلكتروني لمتابعة العملاء - جداول أعمال الاجتماعات - تحديثات حالة المشروع - فحوصات الجودة - أوصاف المنتج - نماذج الطلبات الداخلية يجب أن يوجه القالب العمل دون جعل كل المواقف تبدو متشابهة. أترك مجالًا للتفاصيل الشخصية وسياق العميل والحكم البشري. يمكن لقالب واحد صغير أن يوفر بضع دقائق فقط لكل مهمة. وعلى مدار شهر، يمكن أن تصبح تلك الدقائق عدة ساعات. 6. تقليل الاجتماعات غير الضرورية قبل قبول الاجتماع، أطرح ثلاثة أسئلة: - ما هو القرار الذي يجب اتخاذه؟ - من يحتاج للمشاركة؟ - ما الذي يجب أن يكون جاهزا قبل الاجتماع؟ إذا كان الموضوع يتطلب تحديثًا فقط، فقد تكون ملاحظة مكتوبة قصيرة كافية. عندما تكون هناك حاجة لعقد اجتماع، أستخدم جدول أعمال قصيرًا وأسجل الإجراء التالي لكل مشارك. يستهلك الاجتماع الذي يستغرق 45 دقيقة مع ستة أشخاص أكثر من 45 دقيقة من وقت العمل. يجب أن تكون التكلفة الأوسع جزءًا من القرار. 7. أنشئ إيقاعًا للتواصل الإشعارات المستمرة تجعل العمل المركّز صعبًا. أقوم بتحديد أوقات محددة للتحقق من الرسائل وأخبر زملائي عندما لا أكون متاحًا للأسئلة الروتينية. القضايا العاجلة لا تزال بحاجة إلى قناة واضحة. كل شيء آخر يمكن أن ينتظر كتلة الاتصال التالية. يعمل هذا النظام بشكل أفضل عندما يتفق الفريق على قواعد بسيطة. لا يحتاج الأشخاص إلى تخمين ما إذا كانت الرسالة تتطلب ردًا فوريًا أم لا. ** 8. أتمتة الخطوات منخفضة المخاطر** يمكن أن تساعد الأتمتة في الإجراءات المتكررة، مثل: - نقل إدخالات النموذج إلى جدول بيانات - إرسال رسالة تأكيد - إنشاء مهمة بعد طلب دعم - فرز الملفات حسب المشروع - إنتاج تقرير أسبوعي أساسي أتحقق من العملية قبل الوثوق بها. يمكن أن يؤدي تكرار خطأ صغير مئات المرات إلى إنشاء عمل أكثر من العملية اليدوية. أحتفظ بالمراجعة البشرية للقرارات التي تؤثر على العملاء أو المدفوعات أو الخصوصية أو السلامة أو التزامات العمل. 9. قم بمراجعة العملية كل أسبوع وفي نهاية الأسبوع أراجع أربع نقاط: - ما الذي أدى إلى نتائج مفيدة؟ - أين تباطأ العمل؟ - ما هي المهمة التي ظهرت في كثير من الأحيان أكثر من المتوقع؟ - ما هو التغيير الوحيد الذي يجب أن أختبره الأسبوع المقبل؟ أقوم بتغيير جزء أو جزأين في كل مرة. هذا يجعل من السهل رؤية ما ساعدك. إذا قمت بتغيير الجدول الزمني والأدوات وقواعد الاجتماع ونظام إعداد التقارير معًا، فقد لا أعرف الإجراء الذي أحدث فرقًا. استخدمت إحدى شركات البرمجيات الصغيرة هذا الأسلوب بعد أن لاحظت أن المطورين كانوا يضيعون الوقت في الإجابة على أسئلة الدعم المتكررة. أنشأ الفريق دليل إجابات مشترك، وأضاف تفاصيل طلب أكثر وضوحًا إلى نموذج الدعم، وحدد فترتين للمراجعة اليومية. تحسن وقت استجابتهم خلال الشهر التالي، بينما حصل المطورون على وقت أطول دون انقطاع للعمل المخطط له. وجاءت النتيجة من إزالة الخطوات المتكررة، وليس من مطالبة الناس بالعمل لفترة أطول. الإنتاجية ليست سباقًا لملء كل دقيقة. إنها طريقة لتوجيه الوقت نحو العمل المهم. عندما أقوم بقياس اليوم، وتحديد المخرجات المفيدة، وحماية التركيز، وتحسين العمليات المتكررة، يصبح الناتج الأعلى أكثر واقعية. يمكن أن يكون الربح بنسبة 40% هدفًا مفيدًا للاختبار، وليس وعدًا لكل شخص أو شركة. أفضل نظام هو الذي يساعد الأشخاص على إنتاج عمل أفضل دون تحويل كل ساعة إلى مهمة مستعجلة.

ترغب العديد من الفرق في تحقيق المزيد، إلا أن أيام عملهم مليئة بالمهام المتكررة: نسخ البيانات بين الأدوات. الرد على نفس أسئلة العملاء. إرسال التذكيرات. التحقق من التقارير باليد. نقل الملفات من مجلد إلى آخر. لقد رأيت كيف تتراكم هذه المهام الصغيرة. المهمة التي تستغرق خمس دقائق قد لا تبدو خطيرة. عندما يظهر 40 مرة في اليوم، يستغرق الأمر أكثر من ثلاث ساعات من الفريق. يمكن للأتمتة أن تعيد هذا الوقت. الهدف ليس إخراج الأشخاص من العملية. الهدف هو السماح للأشخاص بقضاء المزيد من الوقت في العمل الذي يحتاج إلى الحكم والرعاية والإبداع. ## ابدأ بالعمل المتكرر أبدأ بالنظر إلى سير العمل اليومي. أسأل: - ما هي المهمة التي تتبع نفس الخطوات في كل مرة؟ - ما هي المهمة التي تستخدم معلومات من أكثر من أداة؟ - ما هي المهمة التي غالبا ما تسبب التأخير؟ - ما هي المهمة التي تؤدي إلى أخطاء يدوية؟ - ما هي المهمة التي يتجنبها الفريق لأنه يشعر بالبطء؟ قد يلاحظ فريق دعم العملاء أن الوكلاء يجيبون على نفس أسئلة التسليم كل يوم. قد يقضي فريق المبيعات ساعات في تحديث سجلات الاتصال. قد يقوم فريق العمليات بالتحقق من نفس الأرقام عبر عدة جداول بيانات. هذه المهام هي أماكن جيدة للمراجعة. لديهم نمط واضح، حتى يتمكن الفريق من قياس تأثير التغيير. ## قم بتخطيط العملية قبل اختيار الأداة التي لا أبدأ بها مع البرنامج. أبدأ بهذه العملية. أكتب: 1. ما الذي يبدأ المهمة 2. ما هي المعلومات التي تحتاجها المهمة 3. ما الإجراء الذي سيحدث بعد ذلك 4. من يتحقق من النتيجة 5. ماذا يحدث عندما يحدث خطأ ما مثال بسيط: يملأ العميل نموذج اتصال. يقوم النظام بحفظ التفاصيل. يتلقى فريق المبيعات رسالة. يتلقى العميل الرد. يقوم أحد أعضاء الفريق بمراجعة الطلب. توضح هذه الخريطة المجالات التي يمكن أن تساعد فيها الأتمتة. كما يوضح أيضًا المكان الذي يجب أن يظل فيه الشخص مشاركًا. القاعدة المفيدة بسيطة: أتمتة الخطوات الروتينية والحفاظ على المراجعة البشرية حيثما يكون السياق مهمًا. ## اختر مهمة صغيرة للاختبار الأول يمكن أن تؤدي المشاريع الكبيرة إلى حدوث ارتباك. أفضّل إجراء اختبار صغير بنتيجة واضحة. يمكن للأعمال أتمتة تقرير المبيعات اليومي. يقوم النظام بجمع البيانات من منصة المبيعات ووضعها في تقرير واحد وإرسالها إلى الفريق في وقت محدد. يمكن للفريق قياس: - الوقت المستغرق قبل التغيير - الوقت المستغرق بعد التغيير - عدد الأخطاء - عدد عمليات الفحص اليدوي - ردود الفعل من الأشخاص الذين يستخدمون التقرير هذا الأسلوب يبقي المخاطر محدودة. إذا كانت العملية تحتاج إلى تغييرات، فيمكن للفريق تعديل جزء واحد دون إعادة بناء العملية بأكملها. ## تعيين قواعد واضحة تعمل الأتمتة بشكل أفضل عندما تكون القواعد سهلة الفهم. على سبيل المثال: - إرسال عميل متوقع إلى فريق المبيعات عند اكتمال النموذج - إنشاء مهمة عندما يطلب العميل عرض أسعار - تنبيه المدير عندما يحتاج الطلب إلى المراجعة - حفظ مستند عندما يصل المشروع إلى مرحلة جديدة - طلب الموافقة قبل إرسال رسالة خارجية يجب أن تغطي القواعد أيضًا الحالات غير العادية. ماذا يحدث عندما يكون النموذج غير مكتمل؟ ماذا يحدث عندما تفشل عملية الدفع؟ ماذا يحدث عندما يظهر نفس الطلب مرتين؟ يجب أن يعرف الشخص متى يتدخل. تحتاج كل عملية آلية إلى مالك يتحقق من نتائجها. ## حماية معلومات العميل لا يزال سير العمل المفيد يحتاج إلى معالجة دقيقة للبيانات. أتحقق من المعلومات التي تستخدمها العملية ومن يمكنه الوصول إليها. أتجنب إرسال تفاصيل العملاء الخاصة إلى الأدوات التي لا تحتاج إليها. أقوم أيضًا بمراجعة إعدادات الوصول عندما يغير أحد أعضاء الفريق دوره أو يترك العمل. يمكن أن تكون العملية سريعة وتظل مسؤولة. السرعة لا ينبغي أن تحل محل الرعاية. ## استخدم الأمثلة الحقيقية كدليل، تعتبر إجراءات GitHub مثالًا عامًا لأتمتة سير العمل. يمكن لفرق التطوير تعيين عملية لتشغيل عمليات التحقق من التعليمات البرمجية عندما يقوم شخص ما بإرسال تغيير. يتلقى الفريق الملاحظات دون البدء في كل عملية فحص يدويًا. هذا لا يلغي الحاجة للمطورين. لا يزال الأشخاص يقومون بمراجعة التعليمات البرمجية، ويقررون ما يجب تغييره، ويتعاملون مع المشكلات التي تتطلب الحكم. يعتني الفحص الآلي بجزء قابل للتكرار من العمل. وتنطبق نفس الفكرة على الصناعات الأخرى. يمكن للفندق أتمتة تأكيدات الحجز بينما يتعامل الموظفون مع الطلبات الخاصة. يمكن للمتجر عبر الإنترنت إرسال تحديثات الطلب بينما يقوم وكلاء الدعم بحل المشكلات غير العادية. يمكن لفريق المحاسبة جمع المستندات من خلال سير عمل محدد بينما يقوم الشخص بمراجعة السجلات. ## قم بمراجعة النتيجة وتحسين العملية أتعامل مع الأتمتة كعملية مستمرة، وليست عملية إعداد لمرة واحدة. بعد الإطلاق، أقوم بمراجعة: - ما إذا كانت المهمة قد اكتملت بشكل صحيح - ما إذا كان العملاء يتلقون رسائل واضحة - ما إذا كان الموظفون يفهمون سير العمل الجديد - ما إذا كان من السهل العثور على الأخطاء - ما إذا كانت العملية لا تزال تتوافق مع احتياجات العمل - سير عمل يوفر الوقت ولكنه يخلق ارتباكًا لدى العملاء يحتاج إلى تعديل. سير العمل الذي يرسل الكثير من التنبيهات قد يؤدي إلى إبطاء الفريق. يجب أن تجعل الأتمتة الجيدة العمل أسهل في المتابعة، وليس أكثر صعوبة في الفهم. عندما أقوم بإزالة الخطوات المتكررة، أقوم بإتاحة المجال لاتخاذ قرارات أفضل وخدمة أقوى وعمل أكثر تركيزًا. أفضل نتيجة ليست عددًا أكبر من المهام الآلية. إنه فريق ينفق طاقة أقل على الإجراءات الروتينية والمزيد من الطاقة على العمل الذي يحتاج إلى الناس. تساعد الأتمتة بشكل أكبر عندما تبدأ بمشكلة حقيقية، وتستخدم قواعد واضحة، وتحافظ على المراجعة البشرية حيثما كان ذلك مهمًا.

تقضي العديد من الفرق ساعات في نسخ البيانات وفرز الطلبات وإرسال التحديثات الروتينية والتحقق من نفس السجلات أكثر من مرة. قد يكون العمل ضروريًا، لكنه يأخذ الاهتمام بعيدًا عن خدمة العملاء والتخطيط وحل المشكلات. يمكن أن تساعد الأتمتة الذكية في تقليل عبء العمل المتكرر هذا. في بعض عمليات سير العمل، قد يساعد النظام المصمم جيدًا الفرق على استهداف وقت أكثر إنتاجية بنسبة تصل إلى 40%. وتعتمد النتيجة على العملية والأدوات وجودة البيانات وكيفية استخدام النظام. إنه ليس وعدًا لكل الأعمال. أبدأ بالبحث عن المهام التي تتبع نفس النمط: - نقل المعلومات بين التطبيقات - إرسال رسائل البريد الإلكتروني الروتينية - إنشاء تقارير من مجموعة البيانات - تعيين طلبات الدعم - تحديث سجلات المخزون أو الطلبات - تذكير الموظفين بالعمل المعلق - التحقق من النماذج للحقول المفقودة تمنحني هذه المهام مكانًا واضحًا للبدء. لا أحاول أتمتة كل نشاط مرة واحدة. يجب أن يظل العمل الذي يحتاج إلى الحكم أو التعاطف أو القرارات الحساسة قيد المراجعة البشرية. يمكن أن تتبع خطة الأتمتة البسيطة خمس خطوات. 1. رسم خريطة للعملية الحالية أكتب ما يحدث من الإجراء الأول إلى النتيجة النهائية. يُظهر هذا غالبًا مكان بدء التأخير. على سبيل المثال، قد يتلقى بائع تجزئة صغير عبر الإنترنت طلبًا عبر موقعه على الويب، وينسخ التفاصيل في جدول بيانات، ويرسل رسالة إلى المستودع، ويحدث المخزون، ويرسل العميل بالبريد الإلكتروني. إذا قام شخص واحد بالتعامل مع كل خطوة يدويًا، فقد يؤدي يوم حافل إلى حدوث تأخيرات وأخطاء في البيانات. 2. قم بإزالة الخطوات التي تضيف قيمة قليلة تعمل الأتمتة بشكل أفضل عندما يكون من السهل فهم العملية. أتحقق مما إذا كان الفريق يقوم بإدخال نفس المعلومات أكثر من مرة أو ينتظر موافقة يدوية لا تحتاج إلى مراجعة دقيقة. يمكن للنموذج إرسال تفاصيل الطلب مباشرة إلى النظام الصحيح. يمكن أن يصل تنبيه المخزون إلى فريق المستودع عندما يصل المنتج إلى مستوى محدد. يمكن تشغيل البريد الإلكتروني للعميل عندما تتغير حالة الطلب. 3. ضع قواعد واضحة يحتاج النظام إلى تعليمات بسيطة. على سبيل المثال: - إذا كان الطلب يحتوي على مشكلة تتعلق بالفوترة، فأرسله إلى قائمة انتظار الفوترة. - إذا كان النموذج يفتقد حقلاً مطلوبًا، فاطلب من المرسل إكماله. - إذا تم وضع علامة على الطلب بأنه تم شحنه، فأرسل رسالة التتبع المعتمدة. - إذا كانت الدفعة تحتاج إلى مراجعة، فأوقف العملية مؤقتًا وأخطر أحد الموظفين. القواعد الواضحة تقلل من الارتباك. كما أنها تسهل اختبار سير العمل قبل الاستخدام على نطاق أوسع. 4. إبقاء الأشخاص مشاركين عند الحاجة يجب أن تدعم الأتمتة الموظفين، وليس إزالة سيطرتهم. أقوم بإضافة نقاط مراجعة للمبالغ المستردة، والطلبات غير العادية، وتغييرات الحساب، وشكاوى العملاء. قد يستخدم فريق الدعم الأتمتة لتصنيف الرسائل الواردة واقتراح الرد. يمكن لأحد أعضاء الفريق مراجعة الرسالة وضبط الصياغة وإرسالها. يوفر هذا الأسلوب وقت الفرز مع الحفاظ على الصوت البشري في المحادثة. 5. قياس النتائج المفيدة أتتبع أكثر من عدد من المهام الآلية. تشمل التدابير المفيدة ما يلي: - الوقت المستغرق في العمل المتكرر - عدد أخطاء إدخال البيانات - وقت الاستجابة - الطلبات المكتملة دون تأخير - أسئلة العملاء الناجمة عن رسائل غير واضحة - وقت الموظفين المتاح للعمل المعقد قد تكتسب الشركة التي توفر ساعتين كل يوم قيمة أكبر من تلك الساعات مقارنة بقائمة كبيرة من الإجراءات الآلية. وقد يستخدم الفريق هذا الوقت للإجابة على الأسئلة الصعبة، أو تحسين معلومات المنتج، أو التحدث مع العملاء المهمين. خذ بعين الاعتبار شركة خدمات تتلقى حوالي 200 طلب موعد كل شهر. قبل الأتمتة، يقوم الموظف بالتحقق من كل طلب، وإدخال التفاصيل في التقويم، وإرسال تأكيد، وإنشاء تذكير. بعد مراجعة العملية، يرسل النموذج الطلبات الكاملة إلى التقويم، ويتحقق من المعلومات المفقودة، ويرسل الرسائل المعتمدة تلقائيًا. لا يزال الموظف يراجع الحالات غير العادية والتغييرات في الجدول الزمني. قد يؤدي هذا النوع من سير العمل إلى تقليل وقت المعالجة الروتيني. ويمكنه أيضًا تقليل احتمالية فقدان الموعد بسبب النسخ اليدوي. ويجب التحقق من النتيجة الفعلية من خلال سجلات الشركة الخاصة بدلاً من افتراضها مسبقًا. أنا أيضًا أهتم بحماية البيانات وإعدادات الوصول. يجب أن تتلقى كل أداة المعلومات التي تحتاجها فقط. يجب أن يتمتع أعضاء الفريق بإمكانية الوصول بناءً على دورهم. يجب التحقق من دقة الرسائل الآلية ونغمتها وتوقيتها قبل وصولها إلى العملاء. يمكن تنفيذ الاختبار العملي بعملية واحدة صغيرة: 1. اختر مهمة متكررة. 2. سجل مقدار الوقت الذي يستغرقه أسبوع واحد. 3. قم بإدراج كل إجراء وقرار. 4. بناء سير عمل بسيط. 5. اختبره باستخدام بيانات العينة. 6. اسمح لأحد الموظفين بمراجعة النتائج. 7. قارن العملية الجديدة بالعملية القديمة. 8. اضبط القواعد قبل إضافة المزيد من المهام. وجهة نظري بسيطة: الأتمتة الذكية تخلق قيمة عندما تزيل الاحتكاك دون إزالة المسؤولية. وينبغي التعامل مع ادعاء مثل "زيادة الإنتاجية بنسبة 40%" باعتباره هدفا محتملا، وليس نتيجة ثابتة. أفضل النتائج تأتي من عملية واضحة، وأدوات مناسبة، واختبارات دقيقة، وأشخاص يعرفون متى يتدخلون. ابدأ بمهمة واحدة يكررها الفريق كل يوم. قياس التغيير. احتفظ بما يساعد، وراجع ما لا يساعد، ودع البيانات توجه الخطوة التالية. نرحب باستفساراتكم: 454077@163.com/WhatsApp +8613505274788.

ديفيد ألين - 2015 - إنجاز الأمور كال نيوبورت - 2016 - العمل العميق أتول جاواندي - 2009 - بيان القائمة المرجعية توماس إتش دافنبورت وجين جي هاريس - 2007 - التنافس على التحليلات إريك برينجولفسون وأندرو مكافي - 2014 - عصر الآلة الثاني جيمس بي ووماك ودانييل تي جونز - 2003 — التفكير الهزيل